3 Reglas de la Gestión de Inventario para Tu Negocio

En la primera entrega de esta serie de blogs, aprendimos el gran impacto que el balance general puede tener en la salud de una empresa. Hablamos sobre cómo el estado de resultados y el balance cumplen dos roles distintos, igual de importantes, y por qué entender ambos es esencial para gestionar bien una empresa. Para ayudarnos en un tema que puede ser confuso, conocimos a Mike Thomas, CEO de la ficticia Alpha Widgets Corporation.

Como recordarás, Mike empezaba a revisar un montón de estados financieros de fin de mes para entender por qué, a pesar de tener grandes ventas todo el año, la cuenta bancaria se siente ajustada. Quiere saber si maneja Alpha eficientemente y cómo optimizar su balance para apoyar el crecimiento sin arriesgar la salud de la empresa. Al revisar las finanzas de Alpha, aparece un patrón: tiene mucho dinero inmovilizado en inventarios.

La forma en que una empresa gestiona su inventario puede impactar mucho en su salud financiera. Bien gestionado, el inventario puede aumentar márgenes, ingresos o ambos. Como fabricante, Alpha mantiene un gran inventario de materias primas para sus widgets y productos terminados vendidos a clientes (muchos fabricantes también tienen una categoría llamada “Trabajo en Proceso”, de productos parcialmente terminados, pero para simplificar, consideramos que Alpha no tiene WIP). ¿Cómo puede Mike saber si Alpha gestiona bien su inventario?

En general, hay algunas reglas clave sobre inventario.

1. Conoce el coste total de tu inventario

La primera regla es simple: siempre sabe cuánto cuesta tu inventario. El coste no es solo lo que pagaste al proveedor. Debes entender el coste total, que incluye almacenamiento, obsolescencia, desperdicio, financiamiento (si usas líneas de crédito), descuentos de proveedor y el coste de oportunidad del capital usado. Recuerda, cada dólar invertido en adquirir y mantener inventario es un dólar que no puedes usar en otra cosa, por eso, conocer cuánto realmente tienes invertido, sobre todo cuando el inventario envejece, es imprescindible.

2. Optimiza tu inventario para lograr un retorno eficiente

En segundo lugar, una empresa debe tener suficiente inventario para apoyar ventas y crecimiento, pero no tanto que sea un uso ineficiente del capital. La clave es calcular cuál debería ser el retorno “eficiente” (o deseado) sobre el capital, y luego optimizar el inventario para lograrlo o aumentar márgenes brutos para compensar el coste total de mantener más inventario.

Por ejemplo, una empresa que vende piezas difíciles de encontrar y las envía en 24 horas debe tener un inventario grande y diverso para cumplir con los pedidos rápido. Mantener ese inventario es costoso, pues algunas piezas pueden tardar años en venderse y convertirse en efectivo, si es que alguna vez lo hacen. Para compensarlo, la empresa debería cobrar un precio premium, que sus clientes pagarían encantados por la rareza y rapidez del servicio.

En cambio, una gasolinera vende un producto de alto volumen y más común, que se puede comprar en muchos otros lugares. Por eso, la gasolina tiene un margen menor, ya que los clientes podrían buscar mejor precio en otro sitio. Normalmente, el dueño no puede subir precios para compensar el exceso de inventario porque eso reduciría ventas. La oportunidad de mayor retorno viene de bajar el coste total por litro y vender una variedad de productos con márgenes altos (por eso las gasolineras suelen estar junto a tiendas de conveniencia). Si el dueño logra reducir el coste total por litro aunque sea unos céntimos, puede traducirse en un aumento significativo de ingresos netos al vender miles de litros por semana.

3. Pese los pros y contras de mantener inventarios costosos

Por último, cuanto más corta sea la vida útil esperada de su inventario, menos margen de error tendrá. Si vende plátanos, solo tiene unos días antes de que se vuelvan inutilizables para cualquiera que no haga pan de plátano, por lo que debe saber cuántos mantener en stock en todo momento. El acero en bruto, en cambio, seguirá siendo utilizable durante años siempre que no se deje afuera a la lluvia, aunque para entonces los costos de almacenamiento probablemente habrán consumido cualquier beneficio que pudiera generar.

Si bien este concepto es obvio para la mayoría de los empresarios, no siempre lo es saber cuándo descontar el precio de sus productos resulta menos costoso que mantener inventarios caros. Aunque sea doloroso vender su producto con descuento, si libera capital para usarlo mejor, puede ser una buena idea. Esta es otra razón por la que entender su costo total de inventario es importante; le ayuda a calcular cuánto beneficio pierde cada día que espera un precio más alto.

Considere su balance como usos y fuentes de efectivo

Ya sea inventario, cuentas por cobrar, equipo, bienes raíces u otros activos no monetarios, todos representan un uso de efectivo porque se utilizó efectivo para adquirirlos. Dado que no puede pagar un litro de leche en la tienda entregando un litro de gasolina de su inventario, su objetivo como empresario debe ser descubrir cómo transformar sus activos en una fuente de efectivo.

Empezar a pensar en su balance en términos de fuentes y usos de efectivo puede transformar su enfoque del negocio.

Aquí algunos ejemplos rápidos de qué significa pensar en términos de fuentes y usos:

• Convertir inventario (uso) en ingresos (fuente).
• Convertir cuentas por cobrar pendientes (uso) en pagos recibidos (fuente).
• Comprar un edificio (uso) con un préstamo de Elevations Credit Union (fuente), aumentando así el ingreso neto (fuente) al pagar menos intereses (uso) que lo que pagaba en alquiler (uso).
• Usar su línea de crédito empresarial de Elevations (fuente) para obtener el efectivo necesario y pagar más rápido a sus proveedores de inventario (uso) y aprovechar descuentos que de otro modo no tendría. Mientras el dinero ahorrado con el descuento sea mayor que los intereses pagados (uso) por el préstamo (fuente), el aumento de ingresos netos se convierte, como supondrá, en una fuente.

En nuestra próxima entrega, hablaremos sobre cómo gestionar eficazmente las cuentas por cobrar, y quizás le sorprenda saber la diferencia que pueden hacer incluso unos pocos días. ¡Asegúrese de suscribirse a nuestra lista de correo de Banca Empresarial para no perderse el próximo blog de esta serie!

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